Nueve de la mañana, acabas de entrar a trabajar, pero ayer por la tarde, fuera de hora te entraron varios correos que viste en el teléfono pero decidiste no contestar. Hoy, en las primeras horas de trabajo es tiempo razonable para contestar, sin embargo los que te enviaron el correo, como lo hicieron ayer y tenían cierta prisa, tienen la sensación de que hace mucho que te pidieron algo y que vas tarde. Y lo que importa no es lo objetivo, sino la sensación que tiene la gente, con lo que aunque para ti estés respondiendo en tiempo, ellos tienen la percepción de que no y eso es lo que dirán de ti, porque es lo que sienten.

La mayoría de las personas que llaman o escriben exigiendo tu tiempo lo suelen hacer porque se sienten desatendidas. Ese correo que dejas dos horas para responder luego tranquilamente y bien, se vuelve en tu contra cuando a la persona que está esperando respuesta las dos horas se le hacen largas como cuatro. A nadie le gusta esperar, piensa en ti mismo cuando estás en una cola larga en el supermercado, si mides el tiempo probablemente el día de mucha gente lo que tardas son cinco o diez minutos más que otros días, pero se te hacen eternos, como el que espera respuesta al mail.

Tampoco podemos estar todo el rato respondiendo a todos los mails, porque entonces no hacemos otra cosa en el día, cuál es la solución, pues una intermedia. Responder a todos los mails conforme llegan, hacen que estés completamente desbordado, pero seguro que sí que puedes responder para decir cuándo le vas a dar respuesta. Has una prueba, cuando te entre un mail responde algo tan sencillo como, estoy es una reunión (en el tren, con otra cosa, lo que sea), te respondo mañana por la mañana (u otro momento que tú puedas atender) y ahora la clave: Si necesitas la respuesta en este momento dímelo y trato de reorganizar todo para responderte, si no, mañana por la mañana tienes la respuesta.

El mail, que era un imprevisto y te iba a romper el ritmo lo has movido a un hueco en el que vas a poder atenderlo sin que interrumpa otra cosa. Además, el te lo ha enviado se siente atendido, porque sabe cuándo va a tener la respuesta, al tener una meta no está cada poco tiempo pensando en que te está esperando. Y lo más importante, le estás dando la opción a que tenga la respuesta de forma inmediata por si acaso tú no has sabido interpretar la prioridad de su mensaje. La mayoría de personas te responderán que no hay problema, que pueden esperar, casi nada es tan urgente como hacerte cambiar todos tus planes inmediatos, recuerda que has dejado sobre sus hombros el peso de decidir si tú debes cambiar todo tu día por él. Si además de a los correos, lo aplicas a llamadas o a interrupciones en general, ya tienes un pequeño truco para que un ladrón de tiempo se convierta en aliado.