En los años 90 del pasado siglo XX, Kaplan y Simon llevaron a cabo un estudio conocido como el del «tablero de damas mutilado».

Dividieron en grupo a los participantes y a todos les entregaron un tablero de ajedrez al que le faltaban las dos esquinas con casilla de color negro. El tablero de este juego tiene dos esquinas de color blanco y dos de color negro, pues las negras habían sido eliminadas (30 casillas negras y 32 blancas).

Dividió a los participantes en cuatro grupos. Al primero le entregó un tablero mutilado que tenía todas las casillas de color blanco (excepto las eliminadas, que simplemente no estaban). Al segundo grupo le entrego el tablero de ajedrez mutilado con el resto de casillas sin alterar (blancas y negras). Al tercero otro con palabras de colores escritas en las casillas. Y por último la palabra «pan» o la palabra «mantequilla» escrita dentro de los cuadrados.

Entregó a cada grupo un dominó y les dijo que debían cubrir las casillas del tablero con las piezas de dominó, cubriendo cada ficha una casilla negra y otra blanca. Al haber eliminado dos cuadrados negros, el problema no tiene solución. Es decir, no se puede colocar todo el dominó de forma que cubra cada pieza una casilla negra y otra blanca. Lo que estos científicos querían estudiar era cómo y cuándo la gente se daba cuenta que el problema era irresoluble.

Casi todos los sujetos se pasaron la mayoría del tiempo intentando encontrar una forma de colocar las fichas, sin pararse a hacer «la cuenta» y caer que es imposible. Vieron que el grupo que más rápido se daba cuenta era el que recibió el tablero con las palabras «pan» y «mantequilla», seguidos por los que tenían las palabras en dos colores, el tablero con las casillas en dos colores y por último el que tenía todas las casillas de color blanco.

Cuando los sujetos resolvían este problema, se daban cuenta antes de que hacer las parejas es imposible cuando tenían una algo que les ayudaba a hacerlas y les resultaba más difícil cuando no había ninguna referencia. Cuando nos enfrentamos a la solución de problemas nos dejamos llevar por las instrucciones y empezamos a resolverlo antes de pararnos a analizarlo. Además cuantos más elementos tenemos que nos ayudan a organizar la información, más fácil nos resulta resolverlo.

Situación que vemos todos los días en las dificultades que encontramos en las empresas. Seguimos enfrascados en el día a día y los resolvemos dentro de esa inercia, «sobre la marcha». Sin darnos cuenta que muchas veces el problema incluso puede tener solución, habiendo perdido un tiempo precioso buscando resolver algo irresoluble.

Por eso son efectivas las rutinas en las que te enfrentas al problema que tienes representando esquemáticamente en un papel lo que te pasa y la situación ideal para resolverlo. Estás incluyendo elementos que te ayudan representar la solución y no solo el problema. Si además lo haces en un contexto diferente (fuera de la oficina, por ejemplo) y analizando primero y focalizando tu atención en la meta, en cómo quieres estar cuando lo resuelvas, seguramente ahorrarás mucho tiempo en resolver situaciones y eliminarás mucho del estrés que estas situaciones provocan.